Tính năng phần mềm quản lý văn phòng SINNOVA-OFFICE

Công văn

 Thiết lập và quản lý qui trình xử lý Công văn đến, Công văn đi, Văn bản nội bộ.
Tự động hóa quá trình luân chuyển công văn theo luồng quy trình xử lý
Tự động gửi email thông báo tới người liên quan trong quy trình xử lý Công văn
Cho phép theo dõi toàn bộ: Quá trình xử lý Công văn; Đóng góp ý kiến, nhận xét; Tài liệu đính kèm; Công văn liên quan
Cho phép xuất bản công văn thành tin
Không giới hạn khả năng lưu trữ; Tra cứu nhanh, chính xác theo nhiều tiêu chí khác nhau.

  Tài liệu

 Cho phép quản lý và chia sẻ kho tài liệu dùng chung
Upload, Download tài liệu dễ dàng
Khả năng bảo mật truy cập download tài liệu
Lưu trữ tất cả các định dạng tài liệu, quản lý đơn giản tựa trình quản lý thư mục và tệp trên Windows
Phân nhóm tài liệu theo cấu trúc cây thư mục và phân quyền người sử dụng.

  Thư viện ảnh

 Lưu trữ, chia sẻ các hình ảnh về sản phẩm, logo, ảnh hoạt động của công ty,...
Tạo lập không giới hạn các album ảnh
Hiển thị album ảnh theo các dạng khác nhau.

  News letter
 Tạo lập các mẫu thư điện tử: Thư mời, thư cảm ơn, thư chúc mừng sinh nhật, …
Tự động gửi thư tới đích danh người liên hệ trong nhóm khách hàng, đối tác.
Có khả năng đính kèm tài liệu trong thư
Cung cấp công cụ soạn và hiệu chỉnh thư dễ dàng
Thống kê chính xác số lượng người gửi, số lần click vào thư cũng như chất lượng gửi thư thành công.
  Dự án
 Tạo lập, lên kế hoạch cho các dự án, chiến dịch
 Cung cấp những thông tin thiết yếu về một dự án chiến dịch đã và sẽ thực hiện, cho phép đính kèm tài liệu liên quan theo mỗi dự án
 Tự động gửi mail thông báo khi dự án được cập nhật
 Quản lý, theo dõi các giai đoạn, công việc, điện thoại, cuộc hẹn, thông tin thành viên, người liên hệ,... thuộc dự án
 Gantt chart theo công việc, theo đối tác, theo giai đoạn.

  Công việc

 Cấu trúc phân cấp: Dự án – Tiểu dự án – Công việc (cấu trúc đa cấp giúp phân nhỏ công việc tới các cấp) – Nhật ký công việc
 Khả năng đính kèm nhiều tài liệu theo mỗi công việc
 Gantt chart theo dự án, đối tác và người sử dụng
 Tích hợp bản đồ tư duy (mind map)
 Thiết lập chế độ cảnh báo, nhắc nhở, gửi thông báo qua email, sms
 Tạo và lập kế hoạch cho công việc cũng như chia sẻ công việc hay giao việc dễ dàng
 Cho phép người liên quan ghi chú riêng với trên mỗi công việc
 Tuân chuẩn giao diện (tương tự outlook) đơn giản ngay cả cho người sử dụng mới

  Nhật ký

 Bố trí, sắp lịch cho cá nhân, nhóm hoặc đơn vị cũng như chia sẻ nhật ký đơn giản
 Khả năng đính kèm nhiều file tài liệu cho mỗi nhật ký
 Cho phép người liên quan ghi chú riêng với trên mỗi nhật ký
 Thiết lập chế độ lặp theo ngày, tuần, tháng, năm
 Thiết lập chế độ nhắc nhở cho công việc quan trọng
 Tuân chuẩn giao diện (tương tự outlook) đơn giản ngay cả cho người sử dụng mới

  Điện thoại
 Quản lý, sắp xếp các cuộc gọi tới đối tác, khách hàng
 Phân nhóm các cuộc gọi theo từng dự án
 Tích hợp với Callcenter để ghi lại nhật ký các cuộc gọi
 Tự động gửi email thông báo tới những người liên quan đến cuộc gọi.

  Khảo sát
 Thiết lập và quản lý bộ khảo sát, trưng cầu ý kiến về sản phẩm, dịch vụ,  nhu cầu khách hàng,...
 Có khả năng tạo nhiều loại câu hỏi khảo sát cả những dạng phức tạp như ma trận nhiều lựa chọn
 Công cụ thiết kế tiện dụng, cho phép định dạng kích thước, màu sắc và chèn hình ảnh vào trang khảo sát
 Thực hiện khảo sát trực tuyến
 Tổng hợp báo cáo phân tích kết quả theo các dạng bảng, biểu đồ khác nhau.

  Hồ sơ nhân sự

 Quản lý trung bình từ 500-1000 thông tin ứng với mỗi nhân sự
 Việc quản lý thông tin đơn giản, dễ dàng và thông suốt thông qua diễn biến của mỗi nhân sự được chia thành 31 quá trình như: Trình độ, khen thưởng, kỷ luật, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, lương, phụ cấp …
 Khả năng lồng ghép tìm kiếm thông tin về hồ sơ nhân viên theo nhiều tiêu chí
 Hệ thống hồ sơ nhân sự được phân loại rõ ràng theo mô hình cây phân cấp từ cơ quan, phòng ban, bộ phận

  Trang thiết bị
 Cho phép quản lý toàn bộ trang thiết bị, tài sản của Doanh nghiệp
 Khả năng quản lý nhật ký gắn với từng thiết bị cũng như giai đoạn người sử dụng thiết bị, tình trạng của thiết bị
 Tìm kiếm dễ dàng và chính xác
 Phân nhóm thiết bị theo từng loại rõ ràng.

  Chấm công
 Cho phép thiết lập linh động các loại công lao động
 Việc theo dõi chấm công được hỗ trợ 2 chiều: Nhật ký hoặc phát sinh
 Hệ thống vừa hỗ trợ việc chấm công bằng tay vừa hỗ trợ tích hợp với các hệ thống chấm công tự động bằng vân tay, thẻ từ,…
 Dữ liệu vào, ra được xử lý tự động để quản lý chặt chẽ quỹ ngày nghỉ, làm ngoài giờ, làm ca cũng như công của nhân viên đang được hưởng theo các chế độ phúc lợi đã quy định của Nhà nước hay đặc thù của từng Doanh nghiệp.

  Liên hệ

 Cho phép khai báo, tương tác thu thập từ website và quản lý các quan hệ với khách hàng, đối tác
 Quản lý thông tin chung, thông tin những người liên hệ của khách hàng, đối tác và quá trình giao dịch với khách hàng, đối tác
 Chia sẻ tập danh sách khách hàng cho người dùng khác
 Phân loại thông tin khách hàng theo nhiều nhóm khác nhau: Nhóm, loại, nguồn gốc,...
 Phân quyền truy cập tương ứng với từng nhân viên, phòng ban phụ trách, dễ dàng kiểm soát thông tin
 Quản lý, chăm sóc mối quan hệ:
♦ Dự án
♦ Công việc
♦ Nhật ký
♦ Giao dịch điện thoại
♦ Tài liệu: Hình ảnh, video,...
♦ Cơ hội và phân tích cơ hội (SWOT, TOWS)
♦ Chăm sóc khác hàng: Quà tặng, dịch vụ
 Tìm kiếm nâng cao, chính xác theo nhiều tiêu chí.


  Hỏi đáp

 Thiết lập và quản lý thư viện kiến thức chung
 Chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tới đồng nghiệp
 Phân loại câu hỏi theo từng nhóm chủ đề
 Dễ dàng tra cứu và theo dõi hỏi đáp.

  Email
 Thiết lập các tài khoản email. Tương tự các trình duyệt mail khác
 Quản lý bộ lọc, tag email
 Nhận, gửi email. Cho phép gắn email vào trong đối tác, công việc, dự án.

  Bảng tin
 Thiết lập trang tin điện tử riêng của Doanh nghiệp
 Chia sẻ những thông tin, thông báo,... trong nội bộ doanh nghiệp hoặc với đối tác
 Mọi thành viên trong Doanh nghiệp có thể nắm bắt được những thông tin cần thiết hỗ trợ cho công việc một cách nhanh chóng, tiện lợi.

  Tin Rss
 Quản lý cập nhật nguồn tin Rss từ các trang khác giúp cập nhật thông tin, quản lý thông tin theo nhu cầu cá nhân mà không phải ghi nhớ các địa chỉ cần quan tâm
 Tự động cập nhật tin tức mới nhất từ trang nguồn
 Dễ dàng thêm, bớt hay sửa đổi nhiều nguồn thông tin.

  SMS
 Cho phép người sử dụng cài đặt nhận tin nhắn SMS thông báo trong các module công việc, công văn, nhật ký, điện thoại
 Quản lý ghi log các tin nhắn được gửi đi.

  Mở rộng:
  Đăng ký nghỉ phép:
 Cho phép nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp đăng ký nghỉ phép trực tuyến
 Kiểm duyệt thông qua chức năng theo dõi chấm công.

  Sở hữu:
 Sở hữu nhãn hiệu: Quản lý danh sách, quá trình đăng ký quyền sở hữu đối với nhãn hiệu hàng hóa.
 Sở hữu tên miền: Quản lý quyền sở hữu tên miền và quá trình đăng ký sở hữu các tên miền.

Thông itn chi tiết xem tại: http://www.sinnovasoft.com/san-pham/phan-mem-Quan-ly-van-phong-sinnova-office